Office Assistant - Canadian Association of Music Therapists / Association canadienne des musicothérapeutes


Job Details

Position Type

Contract - Part Time

Job Categories

Administrative / Clerical Support, Customer Service

Education

Minimum of High School Diploma

Salary

$13.00/hour

Date Posted

11-Sep-2017

Application Deadline: 

Tuesday, September 26, 2017

Position Description

un message en français suit

OFFICE ASSISTANT for the Canadian Association of Music Therapists (CAMT)

The Canadian Association of Music Therapists (CAMT) is seeking an Office Assistant for our head office in London, ON.  Directed by the Executive Assistant in consultation with CAMT President / Vice President, this contract position will handle general clerical duties 1-2 days per week starting in October 2017. To apply, forward C.V. and cover letter to pam@musictherapy.ca and president@musictherapy.ca by September 26, 2017.

SUMMARY:

  • Provide administrative support to the Executive Assistant (EA). Duties include general clerical and reception work. Exemplify a professional company image in all interactions.

GENERAL DUTIES:

  • Assist EA as directed in all tasks assigned including member services, publications, certification processing and document development
  • Use computer word processing, spreadsheet, and database software to prepare reports, memos, and documents
  • Sort incoming mail, faxes, and courier deliveries for distribution
  • Prepare and send outgoing faxes, mail, and courier parcels
  • Forward incoming general e-mails to the appropriate board or staff member
  • Forward voice mail from the general mailbox to the appropriate board or staff member
  • Correspond with CAMT members and the public by phone and email.
  • Code and file material according to the established procedures
  • Update and ensure the accuracy of the organization's databases
  • Back-up electronic files using proper procedures

QUALIFICATIONS:

  • Education
  • High School Diploma
  • Post-secondary education in business, technology or office management is an asset
  • Fluency in both English and French

Professional designation

  • MTA preferred

Knowledge, skills and abilities

Proficiency in the use of computer programs for:

  • Word processing
  • Databases
  • Spreadsheets
  • Bookkeeping
  • E-mail
  • Internet

Proficiency in the use of office equipment:

  • Computer
  • Voice messaging systems
  • Fax
  • Photo copier

Personal characteristics:

  • Behave Ethically – Understand ethical behaviour and business practices and ensure own behaviour is consistent with these standards and align with the values of the organization.
  • Build Relationships – Establish and maintain positive working relationships with others both internally and externally to achieve the goals of the organization.
  • Communicate Effectively – Speak, listen and write in a clear, thorough and timely manner using appropriate and effective communication tools and techniques.
  • Focus on Member Needs – Anticipate, understand, and respond to the needs of internal and external clients to meet or exceed their expectations within the organizational parameters.
  • Foster Teamwork – Work cooperatively and effectively with others to set goals, resolve problems, and make decisions that enhance organizational effectiveness.
  • Make Decisions – Assess situations to determine the importance, urgency and risks, and make clear decisions which are timely and in the best interests of the organization.
  • Organization – Set priorities, develop a work schedule, monitor progress towards goals, and track details/data/information/activities.
  • Solve Problems – Assess problem situations to identify causes, gather and process relevant information, generate possible solutions, and make recommendations and/or resolve the problem.

Experience

  • 1-3 years experience in an office setting preferred but not required

Compensation

  • Contract position concluding Dec. 31, 2017 with the possibility of renewal
  • $13.00/hour - 7 hour work day
  • 1-2 days/week, depending on time of year

***Please note this is a contract position; CAMT will not be responsible for income tax or other employment related deductions.***

ADJOINT DE BUREAU pour l’Association canadienne de musicothérapie du Canada (ACM)                                                                                  

L’Association canadienne des musicothérapeutes (ACM) est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe de bureau dans le but de soutenir notre siège social à London, Ontario. Dirigé par l’adjointe à la direction en consultation avec la présidente et la vice-présidente, le titulaire de ce poste contractuel exécutera des tâches administratives à raison de 1 à 2 journées par semaine, débutant en octobre 2017. Pour postuler, envoyez votre curriculum vitae et votre lettre de présentation à pam@musictherapy.ca et president@musictherapy.ca avant le 26 septembre 2017.

RÉSUMÉ 

  • Fournir un soutien administratif à l’adjointe à la direction (AD). Les tâches comprennent du travail général de bureau et du travail à la réception. Présenter une image professionnelle de l’association dans toutes les interactions.

TÂCHES GÉNÉRALES 

  • Aider la AD dans toutes les tâches assignées y compris les services aux membres, les publications, le processus de certification et l’élaboration de documents ;
  • Utiliser des logiciels de traitement de texte, tableur (speadsheet), et collectes de données sur ordinateur afin de préparer mémos et documents ;
  • Faire le tri du courrier, télécopies et livraisons pour ensuite en faire la distribution ;
  • Préparer et envoyer télécopies, courrier et colis
  • Faire suivre les courriels généraux reçus au membre du conseil ou au membre du personnel approprié ;
  • Faire suivre les messages vocaux de la boîte vocale générale vers les personnes concernées, membres du personnel ou membres du conseil ;
  • Correspondre par téléphones et courriel avec les membres de l’ACM et le public
  • Marquer et classer le matériel selon les procédures établies ;
  • Mettre à jour et s’assurer de la précision de la base de données de l’organisation ;
  • Sauvegarder les fichiers électroniques en utilisant des procédures appropriées.

QUALIFICATIONS 

  • Études
  • Diplôme d’études collégiales
  • Études postsecondaires en affaires, secteur de la technologie, gestion de bureau sont un atout
  • Être fluide en anglais et en français

Titre

  • MTA préférable

Connaissances, compétences et aptitudes

Bonne connaissance des programmes informatiques suivants :

  • traitement de texte
  • bases de données
  • tableurs
  • comptabilité
  • courriel
  • internet

Bonne connaissance de l’usage de l’équipement de bureau : 

  • ordinateur
  • systèmes de boîte vocale
  • télécopieur
  • photocopieur

Caractéristiques personnelles

L’adjoint de bureau doit démontrer des aptitudes dans quelques-uns de ces domaines :

  • Avoir un comportement éthique : comprendre le comportement éthique et les pratiques d’affaires afin d’assurer que son propre comportement est compatible avec ces normes et se conforme aux valeurs de l’association ;
  • Construire des relations : établir et maintenir des relations de travail positives avec les autres à la fois à l’interne et à l’externe afin d’atteindre les objectifs de l’association ;
  • S’exprimer de façon efficace : parler, écouter et écrire de façon claire et juste en temps opportun en utilisant des outils et des techniques de communication efficaces et appropriés ;
  • Se concentrer sur les besoins des membres : anticiper, comprendre et répondre aux besoins des clients à l’interne comme à l’externe afin de satisfaire ou dépasser les attentes à l’intérieur des paramètres organisationnels ;
  • Favoriser le travail d’équipe : travailler en coopération et de façon efficace avec les autres afin de déterminer des buts, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions qui rehausseront l’efficacité organisationnelle ;
  • Prendre des décisions : évaluer les situations afin de déterminer l’importance, l’urgence et les risques pour ensuite prendre une décision claire en temps voulu dans l’intérêt fondamental de l’association ;
  • Organisation : établir des priorités, élaborer un horaire de travail, superviser le progrès pour atteindre les buts ainsi que suivre les détails, données, informations et activités ; 
  • Résoudre des problèmes : évaluer la situation problématique, en identifier la cause, rassembler et traiter l’information pertinente, générer des possibilités de solutions puis faire des recommandations ou résoudre le problème. 

Expérience

  • Expérience de 1-3 ans dans un bureau préférable, mais non requise

Conditions

  • Poste contractuel se terminant le 31 déc. 2017 avec possibilité de renouvellement
  • 13 $/h — 7 heures par jour de travail (91 $/jour)
  • 1-2 jours/semaine selon la période de l’année

***Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste contractuel ; l’ACM ne sera pas tenue responsable des déductions d’impôts ou autres déductions se rapportant à l’emploi.***

How to Apply

Contact Name: 

Pam Lansbergen

Phone

519-641-0421

How to Apply: 

  • cover letter
  • resume

Fax: 

519-641-0431

Application Deadline: 

Tuesday, September 26, 2017
1124 Gainsborough Rd
London N6H 5N1
1-800-996-2268

Contact Phone

519-641-0421

Contact Name

Pam Lansbergen

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